第7回 Off-JTの業務プロセスと人材育成企画担当者のすべきこと

第5回では、人材育成の手段について、第6回では、人材育成を推進する上での内製化と外部委託について検証してきました。
第7回では、人材育成においてOff-JTを選択した場合に、人材育成企画担当者として何をすべきか、という点を整理していきたいと思います。ここでのOff-JTは、集合研修やセミナーなどの場を想定しています。

Off-JTの実施に当たっては、以下のプロセスに沿って業務を進めていきます。
ポイントとなるのは、他の業務同様ですが、場当たり的に行うのではなく、着実にPDCAサイクルを回すことです。

対象者の現状分析

HPIモデルにおける現状分析は、パフォーマンスギャップを整理するためのものでした。
Off-JTの企画における「対象者の現状分析」とは、パフォーマンスギャップについて、より詳細に何が足りていて、何が不足しているのかを具体的に分析します。

例えば、HPIモデルにおける現状分析では、営業パーソンが成果を出すために、プレゼンテーション能力が不足しているというレベルでのギャップを明確にします。それに対し、Off-JTの企画段階での対象者の現状分析は、『プレゼンテーション』についての何がどの程度、不足しているのかを分析します。

プレゼンテーションと言っても、プレゼンテーションの「シナリオの問題」、「資料作成の問題」、「立ち振る舞いや話し方の問題」といくつかの要素がありますが、それらのどこが強化点なのかを明確にしていきます。

現状分析の手段としては、アンケート調査や各部門の責任者へのヒアリング、現場観察等が挙げられます。中でも重要なのが「一次情報の収集」です。

「一次情報の収集」とは、人材育成企画担当者自らが現場に足を運び、現場の様子を観察し、現場の声を直接聞くという行為です。一次情報ではなく、二次情報や育成企画担当者の思い込みによって、課題が設定され、研修が企画されてしまうと、現場の実態から大きく外れた残念な研修となります。

ゴール設定

Off-JTを通して、「何が、いつまでに、どのレベルにまで到達すればOKなのか」を具体的に設定します。
ポイントとしては、具体的に設定するということです。所謂、状態目標の形式にして表記するのがよいでしょう。状態目標とは、研修終了時点で、対象者がどのような状態になっているのが理想かを明記したものです。プレゼンテーション研修を題材にNG例と、よい例を見てみましょう。

ここでのゴール設定については、Off-JTを企画する上での一番のポイントと言えます。育成企画担当者の思い込みによって決めつけるのではなく、関係者の意見、現場の一次情報から得られた洞察を元に、注意深く検討することが必要です。

プログラム設計

ここまでの現状分析とゴール設定を踏まえ、学習項目をデザインします。外部委託をする場合であれば、研修会社に設計を依頼し、内容を確認します。設定したゴールに到達できるのか？という点を常に意識し、チェックを行うことが重要です。

設定したOff-JTのゴールに照らし合わせると、研修のみで到達が難しい場面もよくあります。その際は、研修の前後も含めたプログラムをデザインする必要があります。（下表参照）

いかに研修中の密度を高くするか？という点も研修プログラムを設計する際にはポイントとなります。

最近では、反転学習という学習手法が学校教育の世界では一般化してきており、成人学習の世界でも広がりを見せています。反転学習とは、授業と宿題の役割を「反転」させ，授業前にデジタル教材等により知識習得を済ませ，教室では知識確認や問題解決学習を行う授業形態のことを指します。

例えば、コンプライアンス等の一定の知識を付与しなければならない研修などで、事前に教材を学習してきてもらい、受講生が顔をあわせる研修の場では、「コンプライアンスをいかに実践していくか？」といったディスカッションに時間を使う、という進め方となります。

コンテンツ開発

研修コンテンツの開発については、外部委託をしている場合は研修会社が担います。
人材育成企画担当者としては、開発されたコンテンツが、自社の受講生にとって適切な難易度か、業界や会社固有の事情に照らし合わせ不具合がないか、設定したゴールに到達できるものか、といった観点でチェックを行います。

研修コンテンツの開発について、内製化の場合は、研修を依頼した社内の人材や企画担当者自身でコンテンツを開発する必要があります。この場合の考え方や進め方については、連載の回を改めてご紹介する予定です。

実施

実施に当たっては、研修前・研修中・研修後とそれぞれ人材育成企画担当者として、行うべきことが多々あり、時間も労力もかかる作業も多く、いかに効率化するかの工夫が問われる局面です。

研修前の業務としては、「受講生の参加調整・出欠確認」、「事前課題などの配信」、「研修会場の手配・設営・備品確認」、「研修会社・講師との事前確認」等が挙げられます。
このタイミングで、Off-JTの効果を高めるためのポイントとなるのが、「受講生の上長への情報共有と動機付けの依頼」です。
「何のための研修なのか？どう業務に役立つのか？何を学んでほしいのか？」といった点を上長から事前に落とし込まれ、動機づけられている受講生は学習意欲が高まった状態で研修に参加します。この効果は思いのほか大きく、必ず業務の中に組み込んでおきましょう。

研修中の業務としては、研修事務局として「当日の進行確認」、「空調や照明などの受講環境の調整」、「不測の事態への対応」等が挙げられます。このタイミングで重要な役割としては、「受講生と講師のパイプ役」という役割です。

「受講生が研修内容を理解できていない」、「想定していた受講生の課題感と研修コンテンツにギャップがある」等の事態が発生した場合、そのことを講師に相談し、対応方法を検討します。この辺りの研修中の受講生に生じている違和感を講師が見落とすことも多く、軌道修正がなされないまま研修を終えると、期待した研修効果が生まれません。

そうならないためにも、人材育成企画担当者は客観的な目線で、研修当日の様子を観察することが必要です。
研修後の業務としては、「会場の撤収」、「受講アンケートの回収と分析」、「関係者への実施報告」、「講師や研修会社との振り返り」、「事後課題の配信」等が挙げられます。

このタイミングでのポイントは、この後のプロセスである「評価」に必要な情報を収集しておくことです。
アンケート等で記述された情報に加え、受講生の「率直な生の声」はこのタイミングで対面や電話を用い確認しておきます。
時間が経つにつれ、受講生の記憶は曖昧になります。
研修1ヶ月後に研修の感想を聞いても、得られる情報は漠然としたものになりがちです。
そうならないよう、研修後数日以内には、受講生からの「率直な生の声」をできる限り拾っておきましょう。

評価

実施したOff-JTがやりっ放しで終わらないように施策の評価を行います。アンケート結果や受講生や受講生の上長からのヒアリング結果等を分析し、設定したゴールに対しての到達度を抽出します。Off-JTの効果測定については、「カークパトリックの4段階法」が参考になります。

レベル1の満足度、レベル2の学習目標達成度については、研修直後のアンケートやヒアリング結果を基に分析を行います。

Off-JTの効果測定としては、レベル3の行動変容まで行いたいところです。測定方法としては、研修から一定期間を経た後のアンケート調査や360度評価、行動観察等が挙げられます。
一連の評価を行う為には、Off-JT検討の初期段階から、「何を」「どのタイミングで」「どのように」測定するかを設計しておくことが重要です。

ここまで、「Off-JTの業務プロセスと人材育成企画担当者としてすべきこと」について見てきました。
冒頭にも述べたとおり、いかにPDCAサイクルを回すかが何よりのポイントです。

業務が立て込んでくると、ひたすら研修を回す「Do-Do-Do-Do」となってしまう人材育成企画担当者も少なからず見受けられます。
そうならないよう、各ポイントで、できていること、できていないことを今一度確認しておきましょう。