ワークライフバランスが改善できる段取り上手な人の効率的な仕事のコツ

2019年7月15日

政府の提唱する「働き方改革」では、長時間労働の改善が大きな課題の一つとして取り上げられています。個人の能力の違いや、業務量の問題、として、目を背けてしまうと、課題はいつまでも解決しません。仕事への理解、準備の仕方、作業工程の把握や優先順位の問題などを正しく理解することで、業務の効率化が可能です。「仕事の進め方」を見つめなおすことからはじめる、個人レベルからの「働き方改革」に関して紹介します。

「効率的な仕事の進め方」は生産性向上の必須のスキル

労働環境を改善するため、政府が提唱する「働き方改革」。日本は海外と比較すると労働時間が長く、生産性が低いといわれています。
少子高齢化に伴う労働人口の減少とともに、長時間労働が問題視されるようになってきました。長時間労働による健康被害も後を断ちません。
しかし、労働時間に制限を加えるだけでは、成果が上がらないばかりか、仕事の質に影響を与え、労働者の働きがいをも損ないます。
「働き方改革」を進めるためには、多様な人材が働ける環境づくり、個人のモチベーション向上が必要です。このような、企業の改善への取組みと合わせて求められているのが個人レベルでの取り組みです。

自分の仕事を見返した時に「なぜこんなにも時間がかかってしまっているのだろう」と思うことはないでしょうか。同じ仕事に取り組んでも、人によってかかる時間が大幅に異なる場合があります。多くの場合、その原因は「仕事の進め方」にあります。「効率的な仕事の進め方」は一つの技術であり、これを学ぶことは個人ができる業務改善への取り組みとしてとても有効です。
ツールの導入や労働環境の改善だけではなく、こうした個人として身につけるべき業務効率化のスキルをしっかりと習得することが、労働時間の短縮、やワークライフバランスの改善につながります。

仕事の進め方のうまい人の特徴は？

仕事を速く仕上げる、ということを考える際に大切なのが「スピードと質」の関係です。効率的に仕事をする人は、常に仕事のスピードと質のバランスを考慮しています。

仕事の効率が悪い人の特徴の一つが「最初から質にこだわりすぎてしまう」という点です。最初からいろいろな可能性を考え、最大限の質を追求して時間を使いすぎてしまうのです。

効率的に仕事をする人たちは、時間と目的に合わせて業務のクオリティを調整しています。目的に必要なクオリティの見極めなど、仕事が速い「仕事の進め方のうまい」人たちには以下のような仕事の仕方に共通点があります。

「クライアントを満足させる」「会社の売り上げに貢献する」など仕事の目的や目標をしっかりと定めて、今何をするべきなのか、どのようなものが必要であるか等、何のためにしているかを明確にした作業だけに集中している。
手持ちの仕事それぞれの作業工程を明確にし、自身の行うべき作業と、チェックポイントを明確にしている。
自分にしかできない仕事と、自分以外にも任せられる仕事、を分類している。
仕事を完了した後、仕事の達成度などを自分自身で評価し、以後の仕事に生かせるようにしている。

同じように仕事に忙しく追われているはずなのに、「仕事の進め方のうまい人」はこうしたことを日常の仕事の中で着実に行っているのです。ではどのようにしてそれを可能にしているのでしょうか。

効率的な仕事のコツ基本3カ条～誰でも改善できる！～

■その１：その仕事の目的を明確にする

目的を明確にすることで、今取り組んでいる作業が本来必要なものであるかを検証することが可能になります。個人だけで取り組めないものは他者も巻き込む、他者に任せる必要があるかを検討することが重要です。また、工程表などは書類として常に「見える化」しておくことも大切です。

■その２：仕事の期限と優先順位を確認する

仕事をするにあたり、最優先事項は納期を守ることです。しかし、どうしても期限を守ることができない場合、職場内での協力を要請する、クライアントに早めに連絡するなど対応策を考えることが必要です。また、業務ごとに余裕を持ったリミットを設定しておくことも重要です。納期が遅くとも、修正は発生するリスクが高い案件もあれば、作業の成果品について関係者に確認する場合もあるため、より余裕を持ったスケジューリングが求められます。業務内容を考慮したうえで、業務ごとの優先順位をしっかりとつけてから仕事に取り組むようにしましょう。

■その３：コミュニケーションを密にとる

周囲の人と密にコミュニケーションをとることは、仕事をうまく進めるための最大のコツといえます。進捗状況は報告、情報の共有化を図る連絡、トラブルは早めに相談、いわゆる「報・連・相」が基本中の基本です。何もかも自分で抱えるのではなく、任せられる仕事はほかの人に任せる、というのも効率的に業務をこなす方法の一つです。

まとめ

新入社員・若手社員の場合、そもそも仕事の進め方について教わったことがない、ということもあります。自分で行っている仕事の進め方が果たして正しいのか疑問に思うこともあるでしょう。「仕事の進め方のうまい人」は仕事の手順を事前に確認し、常に時間を有効活用しています。
「仕事の進め方」について体系的に学習する機会を設けてみるのも、長時間労働改善と業務効率化の第一歩になるかもしれません。